Eficiência e Eficácia no contexto administrativo

Publicado: agosto 22, 2007 em Adm

efic.jpgA impossibilidade de alcançar os melhores resultados sem o vínculo contínuo do planejamento, da ação e do controle é evidenciada na própria definição de eficiência e eficácia. As diferenças entre eficiência e eficácia podem até parecer sutis, mas, na realidade, são extremamente importantes. Principalmente nos dias de hoje, não compreendê-las provoca, sem dúvida, grandes danos ao desempenho e aos resultados de um administrador.
Peter Drucker [1] é enfático em afirmar: eficiência é fazer as coisas de maneira correta, eficácia são as coisas certas. E complementa: o resultado depende de “fazer certo as coisas certas”. Um administrador, no decorrer de suas atividades, deve alcançar ao mesmo tempo a eficiência e a eficácia.
Ser eficiente significa fazer um trabalho correto, sem erros e de boa qualidade. Simplificando, eficiência é a relação entre os resultados que se conseguiu alcançar e os recursos que se empregaram.
Ser eficaz é fazer um trabalho que atinja totalmente um resultado esperado. Em outras palavras, é a comparação entre o que se pretendia fazer e o que efetivamente se conseguiu. Pode-se definir a eficácia como o “fazer bem, as coisas certas” e, acrescentando mais um ponto: “no momento adequado”. A eficácia é mensurada pelos resultados realmente alcançados. Eficiência é cavar, com perfeição técnica, um poço artesiano; eficácia é encontrar a água.
Para que um administrador seja bem sucedido, seu trabalho precisa alcançar o que se espera, seus objetivos almejados, além de não conter erros demasiados; deve estar o mais correto possível. Se o administrador é eficaz, mas não é eficiente, ou seja, faz o dever certo para alcançar uma meta, mas esse trabalho apresenta diversos erros, então os objetivos têm chances remotas de serem alcançados. Se o administrador é eficiente, mas não é eficaz, ou seja, faz os seus trabalhos com um mínimo de erros, mas ainda sim, falta competência para levá-lo ao alcance das metas, então os objetivos nunca serão alcançados. A eficácia é primordial, imprescindível ao administrador, e a eficiência é desejável.
O administrador que é eficiente, porém não é eficaz, nunca alcança os resultados. Ao passo que, aquele que é eficaz, mas não é eficiente tem algumas chances de atingir o sucesso.
Segundo Bateman, a eficiência e a eficácia são conceitos importantíssimos na teoria dos sistemas, por exemplo, já que o foco no sistema fechado dos teóricos clássicos enfatiza a eficiência interna da organização, isto é, essas perspectivas dirigiam os melhoramentos apenas para o processo de transformação. A teoria dos sistemas ressalta outra importante dimensão para os administradores: a eficácia. A eficácia é o grau em que os resultados de uma organização correspondem às necessidades e aos desejos do ambiente externo. O ambiente externo possui grupos como consumidores, fornecedores, concorrentes e órgãos reguladores. Mesmo uma empresa que tenha dominado as técnicas de administração científica de Taylor e se tornado extremamente eficiente, é vulnerável se não considerar a eficácia de seus resultados.
Eficiência é uma potencialidade para produzir um resultado, mas só quando se verifica esse resultado se pode falar de eficácia. Ou seja, alguém pode ser eficiente, por possuir competências para a produção de um resultado, mas ser ineficaz por nada fazer ou fazer pouco para produzir o resultado esperado e possível. Por fim, o administrador que é eficiente e é eficaz sempre atinge resultados positivos.

- Eu pensei que eles queriam assim…
- Trabalhei durante todo o fim de semana e ela disse que não era isso que havia sido combinado!
- Mas se ela tivesse explicado antes que queria daquela maneira, me teria poupado tempo e chateação com toda a equipe.
- Era quase o que eu queria. Quem sabe, faça mais uma vez e sairá bom…

Com o aperto da cobrança de resultados pelas organizações, com as restrições orçamentarias existentes e com a busca de maior qualidade e produtividade para enfrentar a competição, torna-se fundamental o estabelecimento de critérios para a análise dos resultados obtidos pelas pessoas, equipes e empresas. Mas, afinal, que critérios utilizarem? Sink, Turtle e DeVries, em excelente artigo na National Productivity Review, propõem sete critérios para a análise dos resultados obtidos a partir de objetivos fixados. É importante que a definição do que se pretende atingir ao final é essencial para a mensuração dos critérios propostos, e essa definição devem se realizar antes do início de um trabalho.

Os critérios escolhidos são:

. Eficiência
. Eficácia
. Produtividade
. Qualidade
. Qualidade de vida no trabalho
. Inovação
. Rentabilidade

Como estas palavras são utilizadas com vários significados e, muitas vezes seu emprego confunde ao invés de esclarecer, vamos a seguir defini-las e comentá-las:
Eficiência é a relação entre os recursos que deveriam ser consumidos e os recursos realmente consumidos.
Eficácia é a relação entre os resultados obtidos e os resultados desejados ou previstos.
Produtividade é a relação entre os resultados obtidos e os recursos consumidos.
Qualidade significa conformidade com os requisitos, segundo Philip Crosby em seu livro Qualidade é Investimento.

Então, é possível alguém ser eficiente sem ser eficaz. Um médico que realiza com sucesso uma cirurgia de extração do rim esquerdo de um paciente teria sido eficiente, mas não teria sido eficaz se o rim a ser retirado fosse o direito. Da mesma maneira, produtividade, isoladamente, é um critério que pode confundir e até mascarar o desempenho. Existem autores de best-sellers que são altamente produtivos, mas sua obra é fraca e questionável se analisada sob o critério da qualidade. É possível argumentar que o escritor atingiu os requisitos a que se propôs, mas quem julga qualidade é quem consome. Assim, quem é menos exigente, isto é, tem requisitos mais modestos, pode achar o escritor bom, enquanto este mesmo escritor é julgado fraco ou sofrível por quem é mais exigente na definição de seus requisitos e expectativas com a obra. Os outros três critérios não serão discutidos aqui, o que não significa que sejam menos importantes: sem qualidade de vida no trabalho, inovação e rentabilidade as empresas certamente perderão espaço no mercado e colocarão sua existência em risco. Que critérios utilizar para a realização de um bom trabalho? É melhor ser mais eficaz, ou eficiência com qualidade é mais correto?

[1] http://pt.wikipedia.org/wiki/Peter_Drucker

“Se respeitar as pessoas como elas são, você poderá
ser mais eficaz ajudando-as a se aperfeiçoarem.”
(John Gardner)

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